5 types de documents commerciaux et leurs meilleures pratiques en matière de conception

La vente est une activité délicate. Les commerciaux sont souvent à la recherche de l'élément qui leur donnera une longueur d'avance. Il peut s'agir d'une documentation commerciale - un fidèle compagnon de votre argumentaire de vente.

S'il est bien fait, il peut donner à vos conversations un élan supplémentaire pour obtenir un "oui".

Mais voilà : tous les outils de votre boîte à outils de vente ne brillent pas du même éclat. Certains peuvent vous aider à entamer la conversation, tandis que d'autres peuvent être le dernier coup de pouce dont les clients potentiels ont besoin. Vous devez concevoir votre matériel de vente en tenant compte des besoins des utilisateurs.

Source : Beautiful.AI

Bien sûr, vous n'utiliseriez pas un marteau pour une vis, et c'est pourquoi vous ne devriez pas utiliser une brochure de produit là où une étude de cas serait plus efficace.

Prenons un exemple. Lors d'une réunion, vous mentionnez que votre produit a permis à une autre entreprise d'augmenter ses ventes de 30 %. Impressionnant, non ? Imaginez maintenant que vous leur montriez une étude de cas magnifiquement conçue, accompagnée d'un témoignage de client soulignant cette réussite.

Vous pensez que cela change la donne ?

Ou imaginez qu'un client potentiel soit intéressé mais hésite. Il a entendu votre discours, mais il a besoin de quelque chose de tangible, quelque chose qu'il peut méditer en buvant une tasse de café. Dans ce cas, une brochure produit bien conçue ou un livre blanc informatif peuvent faire l'affaire.

C'est là tout l'intérêt de concevoir des supports de vente de qualité.

Comprenons à présent les différents types de documents commerciaux avant de voir comment les concevoir, ainsi que les meilleures pratiques pour favoriser les conversions.

#1. Documents de demande de devis (RFQ)

Le secteur du B2B implique des transactions de grande valeur et des achats complexes. Souvent, vous voudrez fournir à vos clients B2B des RFQ qui agissent comme une documentation commerciale qui aide à pousser l'équipe de vente à convertir le lead en utilisateur.

Source : Smartsheet Smartsheet

Lorsque vous préparez des documents commerciaux en réponse à une demande de devis, il est essentiel de prendre en compte tous les aspects qui répondent aux préoccupations des utilisateurs. Traitez ce document comme un document formel qui présente le meilleur prix tout en garantissant la cohérence.

Meilleures pratiques de conception pour les appels d'offres :

Des spécifications claires : Mentionnez toutes les exigences possibles en matière de produits et de services, car cela aide les fournisseurs potentiels à comprendre vos attentes et à y répondre.

Critères d'évaluation : Concevez votre documentation commerciale de manière à mettre en évidence la façon dont vous offrez aux clients un moyen d'évaluer vos devis. Qu'ils soient basés sur le coût, la qualité, les délais de livraison ou d'autres facteurs, le fait d'être transparent permet d'être plus convaincant.

Coordonnées : Fournissez les coordonnées des personnes à contacter pour obtenir des éclaircissements, afin que les acheteurs potentiels puissent poser leurs questions, ce qui permet de faire des offres plus précises.

Transparence : Décrivez l'étendue de vos offres SaaS ainsi que les spécificités qui permettent d'obtenir le devis le plus précis possible et de se sentir en confiance dans le processus.

#2. Études de cas

Les utilisateurs aiment entendre les histoires d'autres clients, et ils s'inspirent souvent de ceux qui ont utilisé avec succès un logiciel particulier qu'ils ont hâte d'acheter.

Source : Venngage Venngage

Par conséquent, les études de cas peuvent constituer un puissant support de vente qui raconte comment votre produit ou service a aidé un client à relever des défis et à réussir. Pour concevoir des études de cas, il faut s'appuyer sur une narration qui puisse être comprise et qui mêle les chiffres et les éléments humains.

Meilleures pratiques en matière de conception de matériel de vente

Le déroulement de l'histoire : Pour concevoir des supports de vente tels qu'une étude de cas, vous devez avoir un déroulement de l'histoire. Pour ce faire, commencez par définir clairement le début, le milieu et la fin. L'idéal est donc de présenter un client, de mettre en évidence le défi à relever et de décrire la solution offerte par votre logiciel. Enfin, indiquez comment vos solutions ont permis d'obtenir les meilleurs résultats possibles et le témoignage du client.

Aides visuelles : Veillez à ce que vos études de cas comportent des images, des diagrammes et des graphiques pertinents afin de rendre les données plus digestes. Un visuel convaincant peut mieux communiquer un point qu'un paragraphe.

Une image de marque cohérente : Utilisez les couleurs, les polices et les logos de votre marque tout au long de votre étude de cas. Non seulement cela donne un aspect professionnel, mais cela renforce également la mémorisation de la marque.

Navigation aisée : Une longue étude de cas doit comporter une table des matières ou des sections cliquables. Cela permet aux lecteurs d'accéder directement aux informations qui les intéressent le plus et d'assurer une navigation fluide.

Cohérence de la conception : Lorsque vous concevez des supports de vente sous la forme d'études de cas, il est nécessaire de maintenir une certaine uniformité entre les différents cas que vous créez. Cela permet aux lecteurs qui explorent plusieurs études de cas d'avoir une expérience cohérente de la marque.

Éléments interactifs : Si vous proposez une étude de cas en ligne, pensez à ajouter des sections interactives. De même, des infobulles au survol pour plus d'informations ou des témoignages vidéo intégrés peuvent s'avérer très utiles lorsque vous créez des études de cas dans le cadre d'une documentation commerciale.

Appel à l'action (CTA) : Terminez par un CTA clair lorsque vous rédigez une étude de cas dans le cadre d'une documentation commerciale, car cela permet de guider le lecteur vers les étapes suivantes. Il peut s'agir de prendre contact, de lire une autre étude de cas ou d'essayer une démo de produit.

#3. Brochures sur les produits

Pensez à rédiger des descriptions de produits convaincantes dans les brochures, car elles constituent la mini-biographie de votre logiciel. Concevez votre matériel de vente comme des brochures dans le but de donner aux clients potentiels un aperçu rapide de ce que vous offrez.

Source : Pinimg

Bien qu'il soit tentant de les bourrer d'informations, le moins est souvent le mieux. Une bonne pratique consiste à utiliser des images claires, à mettre en évidence les principales caractéristiques et à équilibrer le texte et les éléments visuels.

Principaux aspects de la conception à prendre en compte

Des images de haute qualité : Les brochures de produits doivent comporter des images reflétant la qualité et l'essence du produit. Pour cela, envisagez de concevoir des documents de vente avec des photographies professionnelles de produits qui sont attrayantes et qui incitent les lecteurs à en savoir plus.

Laissez de l'espace : La conception d'une brochure commerciale doit viser à faciliter la compréhension de l'information par le lecteur. Ainsi, les espaces blancs guident les yeux du lecteur et rendent la brochure plus lisible, ce qui favorise la conversion.

Une image de marque cohérente : Veillez à ce que votre brochure soit en accord avec votre identité en utilisant des couleurs, une typographie et des logos cohérents. Il s'agit d'un aspect essentiel lorsque vous concevez des supports de vente afin de créer un impact immédiat sur le lecteur.

Rédigez des titres convaincants : La première chose que les lecteurs remarquent généralement est le titre. Il faut donc qu'il soit suffisamment accrocheur et convaincant pour attirer immédiatement leur attention.

Intégrer des codes QR : La connectivité numérique simplifie les transactions et fournit des étapes d'action aux prospects. L'ajout de codes QR menant à des vidéos de produits ou à des spécifications détaillées peut aider à rediriger les utilisateurs vers l'action suivante.

Utilisez des icônes : Créez des brochures davantage axées sur l'image en utilisant des icônes plutôt que de longs textes pour représenter les caractéristiques ou les avantages d'un produit. Ces icônes sont visuellement attrayantes et transmettent rapidement les messages.

Polices de caractères faciles à lire : Bien que la créativité soit appréciée, il faut toujours donner la priorité à la lisibilité et insister sur la facilité de lecture et de compréhension des informations. Dans ce cas, évitez d'utiliser des polices trop décoratives qui sont difficiles à lire.

Inclure des infographies et des illustrations : Dans la mesure du possible, visualisez les informations complexes en incorporant des infographies et des illustrations qui simplifient les concepts compliqués.

#4. Témoignages et avis de clients

Il n'y a pas de meilleur vendeur qu'un client satisfait. Recueillez des commentaires sincères et présentez-les de manière attrayante sous forme de témoignages.

Source:Roastmylandingpage

Les documents commerciaux devraient envisager de tirer parti de la puissance des commentaires de manière plus cohérente. Cela dit, ne vous contentez pas de mentionner une citation. Ajoutez plutôt une photo et donnez une brève description du client ainsi que son nom (avec sa désignation s'il est d'accord). Cela permet de rendre le témoignage plus réel et plus facile à comprendre.

Comment assurer la meilleure conception possible pour ces témoignages ?

De vrais visages : Un témoignage bien conçu, utilisé comme support de vente, doit comporter des visages réels pour ajouter de l'authenticité.

Texte mis en évidence : Concevez les supports de vente en mettant l'accent sur les phrases positives, en gras ou dans une couleur différente.

Faire court : si un témoignage est long, il faut en extraire la partie la plus percutante et fournir l'essentiel de l'information en conservant l'authenticité du message.

Une présentation variée : Tous les témoignages n'ont pas besoin d'être présentés sous forme de citation. Par conséquent, lorsque vous concevez des supports de vente, essayez d'en transformer certains en histoires courtes, tandis que d'autres peuvent s'intégrer dans un format graphique comme les infographies.

Typographie conviviale : Concevez votre documentation commerciale de manière à ce que la taille de la police soit lisible et veillez à ce qu'elle ne soit pas trop ornée. L'accent doit être mis sur le contenu du témoignage.

Ajoutez de la crédibilité avec des logos d'entreprise : Obtenir un témoignage d'un client travaillant avec une entreprise ou une marque reconnue est quelque chose que l'on peut envisager de mettre en avant. Ajoutez donc le logo de cette marque (avec son autorisation) pour renforcer la crédibilité.

Utilisez des guillemets : Pour les témoignages plus longs ou les histoires de clients, extrayez une citation particulièrement puissante et mettez-la en valeur dans une police plus grande ou un style distinct.

#5. Livres blancs

L'une des meilleures façons de mettre en valeur votre expertise en la matière et votre autorité en matière de produits est de créer des livres blancs. Il s'agit de rapports détaillés sur un sujet particulier, qui mettent en valeur des connaissances et une expertise approfondies.

Source : Copypress Copypress

Cela dit, les livres blancs ne sont pas destinés à tous les clients, mais à ceux qui s'intéressent aux moindres détails. Ils fournissent des informations précieuses qui les aident à comprendre le produit en profondeur. C'est pourquoi il faut rendre ces livres blancs attrayants en y ajoutant des images et des infographies qui découpent le texte pour le rendre plus digeste.

Conseils à prendre en compte pour la conception des documents

A. Mise en page structurée

Table des matières : Une table des matières cliquable peut constituer une aide à la navigation, en particulier pour les livres blancs plus longs.

Numérotation des pages : Lorsque vous concevez des documents de vente, en particulier des livres blancs, ils doivent aider les lecteurs à se reporter à des sections spécifiques. Veillez donc à ajouter des numéros de page en bas de page.

B. Infographies et diagrammes

Palette de couleurs cohérente : Comprenez la psychologie des couleurs pour faire passer un message par le biais de palettes émotionnelles où les graphiques s'alignent sur la palette de couleurs de votre marque. Veillez à ce qu'elle reste cohérente avec le thème du livre blanc.

Annotations : Ajoutez des pointeurs ou de courtes notes à côté des graphiques pour clarifier des sujets complexes.

C. Éléments interactifs

Références hyperliées : Citez les sources ou fournissez une lecture supplémentaire qui permet aux lecteurs d'accéder facilement au contenu original.

Vidéos intégrées : Les livres blancs doivent être conçus de manière à pouvoir intégrer des vidéos. Ainsi, si un sujet abordé dans votre livre blanc est accompagné d'une vidéo explicative, envisagez de l'intégrer directement dans le document.

D. Typographie lisible

Choix des polices de caractères : Optez pour des polices de caractères claires et facilement lisibles. Évitez les polices décoratives.

Variation de la taille des polices : Concevez votre livre blanc de manière à distinguer clairement les titres, les sous-titres et le corps du texte en utilisant des tailles et des graisses de police différentes.

E. Images professionnelles

Images pertinentes : Accompagnez le texte de votre livre blanc d'images qui apportent une valeur ajoutée. Il peut s'agir de photographies d'un produit, d'un processus ou de conseils pratiques.

Légendes des images : Une bonne pratique lorsque vous créez des documents de vente est d'inclure des légendes qui démontrent l'importance d'une image dans le contexte du contenu.

Conclusion

Les documents commerciaux jouent un rôle clé dans la croissance d'une entreprise. Quelle que soit la forme que vous préférez, présentez vos offres d'une manière attrayante qui incite les spectateurs à agir. Il peut s'agir d'une demande de renseignements commerciaux, d'une démonstration de produit ou d'un appel à un représentant commercial.

N'oubliez pas que chaque type de documentation a un objectif unique : guider les clients potentiels tout au long de leur processus de décision. Cependant, il ne s'agit pas seulement d'avoir du matériel en place, mais de le concevoir efficacement pour inciter à l'action.

La cohérence et la créativité dans la conception des supports de vente font toute la différence dans la résonance auprès de votre public. N'oubliez pas les conseils susmentionnés lorsque vous créez des documents de vente afin de vous démarquer de la concurrence et de conquérir davantage de clients.